POLITICAS Y NORMAS Código: Versión: 01/11/2016 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GANO EXCEL S.A. Vigente a partir de: 01/11/2016 Página 1 Proyectó: Outsourcing Legal Revisó: Control Interno Aprobó: Gerencia general. I. PROPÓSITO. GANO EXCEL S.A. expide la presente “POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES” en cumplimiento de los derechos constitucionales de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia o “Derechos de Habeas Data”, (Ley 1581 de 2012), el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, con el fin de garantizar, que en su condición de responsable de manejo de información personal, se realice el tratamiento de información en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que les asisten a los titulares de los datos personales. En consecuencia de lo anterior, por medio de la presente política, se reglamenta la recolección, uso, actualización o rectificación y consulta de datos personales de que deba hacer tratamiento GANO EXCEL S.A. con el fin de garantizar a sus titulares, los derechos a la intimidad, la privacidad, el buen nombre, la imagen, la autodeterminación y libertad informáticas, la libertad económica y la protección de las informaciones que sobre ellas se hayan recolectado en bases de datos o archivos, con el fin de mantener una información completa, no parcializada y veraz. GANO EXCEL S.A. pone a disposición de los titulares de la información personal su política de tratamiento de datos personales por medio de sus canales de comunicación, como páginas web, líneas de atención al usuario, sistema de quejas y reclamos y las comunicaciones escritas o electrónicas que dispongan tratamiento de datos personales. II. DEFINICIONES. Para efecto de adoptar las políticas que se describen, a continuación, se tendrán las siguientes definiciones: Ámbito personal o doméstico: Comprende aquellas actividades que se inscriben en el marco de la vida privada o familiar de las personas naturales. Autorización: Consentimiento previo, preferiblemente por escrito, expreso e informado del titular de los datos personales, para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales. Aviso de privacidad: Comunicación escrita, electrónica o de cualquier otro formato, generada por el responsable del tratamiento de los datos personales, que se dirige a su titular, para informarle acerca de la existencia de políticas de tratamiento de la información y de datos personales que le sean aplicables, la forma de acceso, las seguridades, la finalidad y la forma de tratamiento que se le dará a la información. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Confidencialidad: Es la garantía consistente en que solo acceda a la información quien esté autorizado para ello. Para logar esto, se recomienda utilizar controles de acceso lógicos y otros mecanismos de seguridad como la definición de roles y asignación de permisos, autenticación de POLITICAS Y NORMAS Código: Versión: 01/11/2016 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GANO EXCEL S.A. Vigente a partir de: 01/11/2016 Página 2 Proyectó: Outsourcing Legal Revisó: Control Interno Aprobó: Gerencia general. usuarios, responsables y encargados del tratamiento de datos, cifrado de datos y monitoreo, registro y auditoria. Dato indispensable: Datos personales de los titulares que mínimamente deben tratar nuestra empresa para llevar a cabo su actividad y prestar nuestros servicios. Datos médicos, sanitarios o datos de información médica: Las informaciones concernientes a la salud pasada, presente y futura, física o mental, de un individuo. También se consideran datos relacionados con la salud de las personas los referidos a su porcentaje de discapacidad y a su información genética. Dato personal: Cualquier información que sea vinculada o pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o que puedan determinarse. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada que solo es relevante para el titular. Pertenece a la esfera de la intimidad y el desarrollo de su vida. Las personas privadas o públicas y el Estado, salvo en los casos de requerimiento de autoridad competente en el uso de sus funciones, no pueden interferir, publicar, transferir esta clase de datos salvo autorización expresa de sus titulares. Dato sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del titular y cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como su origen racial, étnico, convicciones religiosas, orientación política, pertenencia a organizaciones sociales, pertenencia a sindicatos, pertenencia a organizaciones de derechos humanos o pertenecientes a cualquier partido político, pertenencia a asociaciones que garanticen los derechos de partidos de oposición; los datos biométricos, los relativos a la salud y la vida sexual, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc. El tratamiento de los datos sensibles está prohibido, con excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6° de la ley 1581 de 2012 y bajo las siguientes condiciones: a) Que se informe al titular cuales de sus datos son catalogados como sensibles y que por tratarse de éstos, no está obligado a autorizar su tratamiento. También debe informársele acerca de la finalidad de su tratamiento. b) Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles. Sin embargo en el caso en el que el dato sensible se constituya en un dato indispensable para la prestación del servicio de la empresa, deberá indicarse así al titular de los datos, con el fin que éste autorice su tratamiento y la empresa no se encuentre ante la imposibilidad de prestar el servicio. Dato Público: Es aquel que no es un dato privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza estos pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias ejecutoriadas que no POLITICAS Y NORMAS Código: Versión: 01/11/2016 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GANO EXCEL S.A. Vigente a partir de: 01/11/2016 Página 3 Proyectó: Outsourcing Legal Revisó: Control Interno Aprobó: Gerencia general. tengan reserva. Estos datos pueden ser tratados por cualquier persona sin necesidad de contar con la autorización de su titular. Derecho de habeas data: Tiene por objeto garantizar a los ciudadanos decidir y controlar la información concerniente a ellos contenida en una base datos y el uso y destino dado a aquella información. Este derecho abarca desde el derecho de saber quién conserva sus datos personales y que uso le da a los mismos, hasta quien puede consultarlos y con qué fin. En Consecuencia, los titulares de los datos personales pueden oponerse a la posesión de sus datos personales y a su utilización. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales, por cuenta del responsable del tratamiento. Historia Clínica: Un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente, o en los casos previstos por la ley. Al igual que en toda información con carácter reservado o confidencial, el soporte físico que la contenga debe tener seguridades de alto nivel, que impidan su fácil acceso. En dicho soporte físico, se debe advertir que contiene información confidencial de circulación restringida; lo anterior con fines de publicidad y oponiblidad ante terceros. De ninguna manera los datos personales, en especial los datos médicos, deben publicarse en medios de comunicación masiva o pública, salvo autorización expresa y escrita de su titular. Historia Clínica o Datos médicos electrónicos: El conjunto global y estructurado de información, relacionado con los procesos de la asistencia médico-sanitaria de los pacientes, soportado en una plataforma informática para cumplir con las expectativas de todos los usuarios. Son un documento privado, sometido a reserva por lo que la plataforma en la que se soporta, debe tener seguridades de acceso por medio de claves, usuarios o cualquier otro medio idóneo. A la vez que debe advertir que contiene información confidencial de circulación restringida, con fines de publicidad y oponiblidad ante terceros. De ninguna manera los datos personales, en especial los datos médicos deben publicarse en medios de comunicación masiva o pública, salvo autorización expresa y escrita de su titular. Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenidos en cualquier documento que los sujetos generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen. (Ley 1712 de 2014). Recolección de datos: En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, debe limitarse a aquellos datos que sean pertinentes, necesarios y adecuados para cumplir la finalidad para la cual fueron recolectados. Responsable del tratamiento: Personal natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos o el tratamiento de la base de datos. POLITICAS Y NORMAS Código: Versión: 01/11/2016 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GANO EXCEL S.A. Vigente a partir de: 01/11/2016 Página 4 Proyectó: Outsourcing Legal Revisó: Control Interno Aprobó: Gerencia general. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos. Transferencia: Tiene lugar cuando el encargado o responsable del tratamiento de datos personales ubicados en Colombia, envía los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda mantener con Gano Excel S.A., la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir Información Personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con Gano Excel S.A. con su matriz o controlante, empresas vinculadas o relacionadas o terceros. Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, Gano Excel S.A., tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia del vínculo con Gano Excel S.A., y solamente mientras éste se mantenga vigente, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del Encargado por cuenta del Responsable. El encargado deberá realizar el tratamiento con observación del cumplimiento de la normatividad vigente sobre la materia y del reglamento que para el efecto expida la empresa. III. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Razón social: GANO EXCEL S.A. NIT.: 900.296.200-1 Dirección: Avenida 19 No. 134A-06 Teléfono: 7423399 Ciudad: Bogotá D.C. Área encargada de la Política de Protección de datos personales: En el evento en que el titular de datos personales considere que GANO EXCEL S.A. dio un uso a sus datos, contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través del correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o enviar su comunicación a la dirección física Av. 19 No. 134A-06, Oficina de Servicio al Cliente, Teléfono: 7423399 Ext. 1041 Sistema de Quejas y Reclamos. Línea gratuita nacional: 018000184266 Para mayor información, consulte la página Web www.ganoexcel.com.co POLITICAS Y NORMAS Código: Versión: 01/11/2016 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GANO EXCEL S.A. Vigente a partir de: 01/11/2016 Página 5 Proyectó: Outsourcing Legal Revisó: Control Interno Aprobó: Gerencia general. IV. PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN GANO EXCEL S.A. La presente política de datos personales, es de obligatorio cumplimiento para el ejercicio del objeto de social de la compañía y de su desarrollo contractual. En consecuencia, toda persona natural o jurídica que realice el tratamiento de bases de datos personales, es decir, los consulte, recolecte, use, rectifique, transfiera o transmita, con ocasión de una relación legal, contractual, comercial o laboral con GANO EXCEL S.A., o los tenga bajo su custodia, deberá contar con el consentimiento PREVIO E INFORMADO de sus titulares y deberá estar en la capacidad de demostrar que se han adoptado todas las medidas para salvaguardar los derechos de los titulares de los datos, conforme a la normatividad y al presente reglamento. (Art. 26 del Decreto 1377 de 2013). Se excluyen del mencionado consentimiento previo e informado para el tratamiento de los datos o la autorización de su titular, cuando se trate de: a) Cuando los datos tratados sean de naturaleza pública. b) En casos de urgencia médica o sanitaria. c) Cuando el tratamiento de los datos sea autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, siempre y cuando se suprima la identidad del titular de los datos y esta no sea determinable. d) Cuando se trata de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. e) Cuando el manejo de los datos personales lo realiza una persona natural en el ámbito doméstico. V. EXCEPCIONES AL DEBER DE OBTENER AUTORIZACIÓN DEL TITULAR, PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS. El tratamiento de datos en GANO EXCEL S.A. tiene excepciones a la autorización de su titular en los siguientes casos: a) Cuando se trate de bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, siempre y cuando su tratamiento sea autorizado por la Ley o por orden de autoridad competente en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Cuando las Bases de datos tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia autorizada por la ley o autoridad. c) Cuando sean bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales de contenido público notorio, no de la esfera de la intimidad personal o familiar de las personas. POLITICAS Y NORMAS Código: Versión: 01/11/2016 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GANO EXCEL S.A. Vigente a partir de: 01/11/2016 Página 6 Proyectó: Outsourcing Legal Revisó: Control Interno Aprobó: Gerencia general. d) Podrán tratarse los datos personales sensibles sin previa autorización, en el caso exclusivo que su tratamiento salvaguarde el interés vital de su titular y este se encuentre física o jurídicamente en condición de vulnerabilidad manifiesta o incapacidad. En estos eventos, GANO EXCEL S.A. podrá solicitar la autorización del tratamiento de datos a los representantes del titular si los hubiere. e) Cuando el tratamiento de los datos tenga una finalidad histórica, científica o estadística podrá realizarse el tratamiento de los datos, siempre y cuando se realice supresión de identidad y la misma no sea determinable. f) Cuando el tratamiento sea estrictamente necesario para el reconocimiento, defensa o ejercicio de un derecho en un proceso judicial. g) Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso del desarrollo del objeto de ONG, fundaciones y asociaciones sin ánimo de lucro de carácter político, religioso, humanitario, sindical o de otra índole, siempre que sus titulares sean sus miembros, o personas que mantengan contacto regular en razón de su finalidad. En este evento no podrán suministrarse los datos a terceros sin la autorización de su titular. VI. PRINCIPIOS A SEGUIR PARA EL TRATAMIENTO (ACOPIO, USO Y TRANSFERENCIA) DE DATOS PERSONALES EN GANO EXCEL S.A. Deberes de GANO EXCEL S.A. como responsable del Tratamiento de Datos Personales, cumplirá con los siguientes deberes: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. c) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. d) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. e) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. POLITICAS Y NORMAS Código: Versión: 01/11/2016 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GANO EXCEL S.A. Vigente a partir de: 01/11/2016 Página 7 Proyectó: Outsourcing Legal Revisó: Control Interno Aprobó: Gerencia general. f) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado. g) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. h) Tramitar las consultas y reclamos formulados. i) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. j) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos. k) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. En consecuencia de lo anterior GANO EXCEL S.A. desplegará todas las acciones tendientes a cumplir con el Principio de Respeto de los derechos de los titulares de datos personales, que consisten en: a) Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a GANO EXCEL S.A., en su condición de responsable del tratamiento. b) Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada a GANO EXCEL S.A., en su condición de responsable del tratamiento. c) A recibir información por parte de GANO EXCEL S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d) Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el responsable del tratamiento. e) Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. f) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. Y ceñirá su actuación al cumplimiento de los demás principios: Principio de finalidad: el acopio, uso, circulación y supresión de los datos personales debe responder a una finalidad legítima, debe limitarse a los datos que sean necesarios o indispensables, pertinentes y adecuados para cumplir la necesidad para los cuales se recolectan POLITICAS Y NORMAS Código: Versión: 01/11/2016 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GANO EXCEL S.A. Vigente a partir de: 01/11/2016 Página 8 Proyectó: Outsourcing Legal Revisó: Control Interno Aprobó: Gerencia general. y dicho acopio debe realizarse con autorización previa y expresa de su titular, informándosele la finalidad específica de su tratamiento y que serán utilizados para los fines exclusivos que se le informan. En ningún caso, el silencio del titular de los datos, en el sentido de no manifestar su autorización, podrá asimilarse a una conducta inequívoca de autorización. Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales solo puede llevarse a cabo bajo el consentimiento previo, expreso e informado del titular o mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular. Sin embargo, los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por aquellos, los datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona, siempre y cuando por su naturaleza sean datos públicos. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Está prohibido el tratamiento de datos inciertos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error. Principio de transparencia: El tratamiento de los datos debe garantizar que el titular de los mismos pueda acceder en cualquier momento y sin restricciones a la información acerca de los datos que existan sobre él. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o publicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados. Principio de seguridad: Los datos personales sujetos a tratamiento deberán contener medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. GANO EXCEL S.A., solo podrá realizar transferencia o transmisión de datos, es decir, suministrar las bases de datos y los archivos que sobre estos reposen en las bases de datos de la empresa, a entidades financieras, comerciales o de cualquier otra índole, cuando cuente con el consentimiento libre, previo, informado, expreso y claro del titular de los datos personales. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento. Así no podrán revelarla a terceros. GANO EXCEL S.A., deberá garantizar la conservación de los datos personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta y uso o acceso no autorizado o fraudulento. POLITICAS Y NORMAS Código: Versión: 01/11/2016 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GANO EXCEL S.A. Vigente a partir de: 01/11/2016 Página 9 Proyectó: Outsourcing Legal Revisó: Control Interno Aprobó: Gerencia general. De otro lado, bajo la modalidad de confidencialidad de la información, se advierte que una persona natural puede tratar datos, bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Sin embargo es importante reiterar que el ámbito personal o doméstico solo comprende aquellas actividades que se inscriben en el marco de la vida privada o familiar de las personas naturales y que las bases de datos que sean de propiedad de la empresa, contengan información de clientes, personas naturales o jurídicas, secretos industriales, saber hacer o se constituyan en herramientas de trabajo de la empresa, no pueden ser tratadas por ninguna persona, bajo la modalidad del ámbito personal y doméstico. Sobre dicha información existe la protección de la información con circulación restringida por ser de carácter confidencial. GANO EXCEL S.A. como compañía, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las distintas dependencias de la misma, actuarán como CUSTODIOS/ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales. GANO EXCEL S.A. designa al área de Servicio al Cliente, como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a las respectivas dependencias ya mencionadas encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entraran a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales. GANO EXCEL S.A. garantizará el cumplimiento de esta política por parte de las personas o áreas encargadas del tratamiento de la información personal, a través del seguimiento realizado por el área de Control Interno o quien haga sus veces, cuyo deber es vigilar y reportar a la alta gerencia cualquier irregularidad en la aplicación de la presente política por parte de sus funcionarios. VII. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN En cumplimiento de los principios de seguridad y acceso y circulación restringida, la compañía como responsable del tratamiento de datos personales cuenta con la política de manejo y seguridad de la información, la cual implementa las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros objetos de tratamiento, con el fin de impedir la posibilidad de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. VIII. PUBLICACIÓN La presente política estará a disposición de los titulares de la página web www.ganoexcel.com.co y a solicitud del interesado en medio físico en las instalaciones de la compañía: POLITICAS Y NORMAS Código: Versión: 01/11/2016 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GANO EXCEL S.A. Vigente a partir de: 01/11/2016 Página 10 Proyectó: Outsourcing Legal Revisó: Control Interno Aprobó: Gerencia general. AVISO DE EXISTENCIA DE POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, GANO EXCEL S.A., en su calidad de responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, informa a sus usuarios el contenido de sus políticas de tratamiento de datos personales en los siguientes términos: 1. Finalidad del tratamiento de los datos personales: Los datos personales proporcionados a GANO EXCEL S.A., serán objeto de tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, transmisión y transferencia), para la finalidad exclusiva para la que fueron suministrados y para la prestación de los servicios propios o conexos con sus funciones y objeto o para las atribuciones taxativas para las que su titular otorgue autorización. También podrán tener como finalidad en los casos autorizados por el titular, divulgar los servicios y productos de GANO EXCEL S.A., las noticias de interés relacionadas con las actividades, incluyendo el registro. También realizará tratamiento de datos para el reporte de indicadores y estadísticas de seguimiento histórico, estadístico e investigativo, además del control la mencionada actividad. En este último caso, GANO EXCEL S.A. hará uso de los datos con supresión de la identidad de su titular. Para efecto de lo anterior, GANO EXCEL S.A. ha establecido estándares de seguridad y protección de los datos personales de los que es responsable y/o encargado, con el fin de proteger la confidencialidad de la información, la circulación restringida, la forma y la seguridad en su acceso y ha establecido lineamientos internos para que dicha información responda a los principios de finalidad, libertad, veracidad o calidad y transparencia para su acopio, conservación, transferencia y transmisión. GANO EXCEL S.A. garantiza la conservación de la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta y uso o acceso no autorizado o fraudulento. 2. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes y tratamiento de datos sensibles: En consideración del objeto, su misión y visión, GANO EXCEL S.A., no acopia datos personales de niños y niñas y adolescentes, pero de llegar a ser necesario, lo hará respetando sus derechos prevalentes y circunscribiendo dicho tratamiento a los datos estrictamente indispensables, o al tratamiento exclusivo de datos públicos. Por esta razón anuncia, que el suministro de los datos personales de niños, niñas y adolescentes es de carácter facultativo, salvo los específicamente requeridos en la ley ó tratándose de datos POLITICAS Y NORMAS Código: Versión: 01/11/2016 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GANO EXCEL S.A. Vigente a partir de: 01/11/2016 Página 11 Proyectó: Outsourcing Legal Revisó: Control Interno Aprobó: Gerencia general. indispensables, debiendo en todo caso, sin excepción, cumplir con el uso adecuado de éstos datos en virtud del riesgo que el tratamiento indebido de los datos de niños, niñas y adolescentes ostenta. Del mismo modo informa que el tratamiento de datos sensibles en GANO EXCEL S.A. cuyo suministro por parte del titular es también facultativo, siempre y cuando no se trate de un dato indispensable para la prestación del servicio objeto de la empresa en cumplimiento de una de sus obligaciones, debe estar ceñido exclusivamente a su finalidad, la cual tiene que ser informada y de ninguna manera serán condición para la prestación de un servicio que no lo requiera u objeto de transferencia. 3. Ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales: GANO EXCEL S.A. tiene por principio en sus actuaciones el respeto de los derechos de los titulares de datos personales, derechos consistentes en: a) Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a GANO EXCEL S.A., en su condición de responsable del tratamiento. b) Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada a GANO EXCEL S.A., en su condición de responsable del tratamiento. c) A recibir información por parte de La GANO EXCEL S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d) Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el responsable del tratamiento. e) Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. f) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento En consecuencia, informa que el titular de los datos personales podrá ejercer su derecho fundamental de Habeas Data, a través del Sistema de Quejas y Reclamos de GANO EXCEL S.A., quien recibirá y dará trámite a las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias sobre el tema del uso y tratamiento de datos personales, en los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 en sus artículos 15 y 16. VIGENCIA. El presente reglamento rige a partir del 1 de Noviembre de 2016 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales contrarias que se hubiesen podido adoptar por GANO EXCEL S.A. En el momento de realizar la recolección de datos personales, el responsable o encargado de su tratamiento, deberá hacer diligenciar al titular de los datos, el formato de autorización de tratamiento. POLITICAS Y NORMAS Código: Versión: 01/11/2016 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GANO EXCEL S.A. Vigente a partir de: 01/11/2016 Página 12 Proyectó: Outsourcing Legal Revisó: Control Interno Aprobó: Gerencia general. MODELO DE FORMATO DE AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES GANO EXCEL S.A., en su calidad de responsable del tratamiento de datos (recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción) y en desarrollo de los principios de finalidad y libertad, llevará a cabo el tratamiento de datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados y deberá contar con la autorización de su titular, salvo en los casos expresamente previstos en la Ley. Por lo anterior, informa que tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia, control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarlos y permitirá al titular de los datos, el acceso de manera gratuita para conocer, actualizar y corregir su información personal, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012. De igual manera, advierte que dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con GANO EXCEL S.A., la información podrá será transferida a su matriz o controlante, y a empresas vinculadas o relacionadas o terceros, y podrá puede ser transferida al exterior, con sujeción a los requerimientos legales aplicables y a la aceptación de la presente política para transferir Información Personal dentro de la cual se garantiza la conservación de la confidencialidad de la información y que GANO EXCEL S.A., tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia de la relación con GANO EXCEL S.A., y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Finalmente manifiesta que en el caso que el titular de los datos sea niño, niña o adolescente, NO tiene que proporcionar sus datos y/o autorizar su tratamiento, salvo que se trate de aquellos datos indispensables para la prestación de los servicios de GANO EXCEL S.A. que requiere. Se advierte que el tratamiento indebido de los datos personales de niños, niñas y adolescentes puede generar eventuales riesgos para ellos. En consecuencia de lo anterior, conocidos las condiciones anteriormente expuestas: Yo, _______________________________________, identificado con la cédula de ciudadanía No. ___________________ de _____________ manifiesto que conozco las disposiciones generales de la “Política der Protección de Datos Personales” acogidas por GANO EXCEL S.A. y AUTORIZO a la mencionada, para que acopie, almacene, use, circule, suprima, transmita y transfiera la información y los datos por mí proporcionados, con el siguiente objeto: (descripción de la finalidad de los datos personales): _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Del mismo modo, manifiesto la información que proporciono SI____ NO___ versa sobre aquella catalogada como datos sensibles, entre los cuales se cuenta la información médica, y SI___ NO___ autorizo a GANO EXCEL S.A., para que realice tratamiento de la misma, entendiendo que estoy en la facultad de no proporcionarla, siempre y cuando no se trata de datos indispensables POLITICAS Y NORMAS Código: Versión: 01/11/2016 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GANO EXCEL S.A. Vigente a partir de: 01/11/2016 Página 13 Proyectó: Outsourcing Legal Revisó: Control Interno Aprobó: Gerencia general. para la prestación del servicio de GANO EXCEL S.A., ya que de tratarse de información indispensable para la prestación del servicio ofrecido por GANO EXCEL S.A. con mi negativa a proporcionar tal información exonero a GANO EXCEL S.A. del cumplimiento del objeto del acuerdo de prestación del servicio que requiero de dicha empresa, sin que ello signifique impedimento injustificado para la obtención del servicio o producto del que soy usuario. SI _____, NO____ autorizo a GANO EXCEL para que remita información de sus productos y servicios, al correo electrónico__________________________ y SI___, NO____autorizo a la mencionada, para que dentro del fin para el cual proporciono mis datos personales, realice publicaciones en la web o en cualquier otro medio eficaz, me notifique cualquier acto al correo por mí proporcionado, con los efectos de ley a través de medios electrónicos señalados para el efecto. SI____ , NO____ autorizo a GANO EXCEL para que periódicamente me contacte mediante mensajes de texto, correo electrónico, correo físico, vía telefónica, y cualquier otro medio idóneo de comunicación, directamente o a través de terceros relacionados con GANO EXCEL para brindar información y educación general acerca de sus servicios y acerca temas relacionados con los mismos En constancia de lo anterior firma a los _____ días del mes de_____________ del año____. Nombre: Firma: ___________________________________ C.C. No: Correo electrónico: Teléfono: Dirección de notificaciones: Nota: GANO EXCEL S.A., se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia las leyes aplicables a la materia. GANO EXCEL S.A., procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
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